Toelichting op de klachtenregeling

GGDrU neemt uw klacht serieus!

De medewerkers van GGD regio Utrecht willen u graag zo goed mogelijk van dienst zijn. 
Toch kan het gebeuren dat het niet naar wens verloopt. Misschien bent u niet helemaal tevreden over onze bereikbaarheid, de gekregen informatie of hoe het contact verliep. Als dat gebeurt, dan horen we dat graag van u. Bij voorkeur bespreekt u dit met de medewerker over wie u niet tevreden bent. Mogelijk kan een gesprek tot een oplossing leiden. 

Hoe dient u een klacht in?

Heeft u na dit gesprek toch nog een ontevreden gevoel? Of heeft u liever geen gesprek met de betrokken medewerker? Dan kunt u een klacht bij de GGD indienen. 
GGD regio Utrecht wil graag leren van klachten. Met uw reactie of klacht kunnen wij onze dienstverlening verbeteren.

U kunt uw klacht op verschillende manieren aan GGD regio Utrecht kenbaar maken:

• u maakt gebruik van het klachtenformulier en stuurt deze als mail naar ons door;
• u stuurt een e-mail naar klachten@ggdru.nl
• u stuurt een brief naar: GGD regio Utrecht t.a.v. De Klachtenfunctionaris, Postbus 3700 AB Zeist

Als u moeite heeft om uw klacht duidelijk op te schrijven, dan kunt u  de klachtenfunctionaris om hulp vragen.  

Om uw klacht goed te kunnen behandelen, hebben we de  volgende gegevens van u nodig: 

• Naam
• Adres (straat, huisnummer,  postcode, woonplaats)
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Omschrijving van uw klacht: (welke gebeurtenis heeft er plaatsgevonden?)  
• Op welke locatie vond de  gebeurtenis plaats? 
• Op welke dag/ welk tijdstip vond de gebeurtenis plaats? 
• Welke medewerker was daarbij betrokken?

Anonieme klachten nemen we niet in behandeling. 

Wat gebeurt er met uw klacht?

Als u een klacht heeft ingediend, dan krijgt u een ontvangstbevestiging van de klachtenfunctionaris binnen 5 werkdagen. De klachtenfunctionaris informeert de leidinggevende van de afdeling waarover uw klacht gaat. De leidinggevende neemt contact met u op. Dit kan telefonisch, schriftelijk of per e-mail. Hij zal proberen om de klacht samen met u op te lossen binnen 3 weken. Als dit niet lukt, of als u niet tevreden bent met het resultaat, neemt de klachtenfunctionaris uw klacht in behandeling. 

De klachtenfunctionaris start een onderzoek waarbij hoor en wederhoor wordt toegepast. Dit betekent dat zowel u als ook de medewerker tegen wie de klacht is gericht, de gelegenheid krijgt een toelichting te geven middels een hoorzitting. De klachtenfunctionaris treedt hierbij in overleg met een externe mede-beoordelaar. In gezamenlijk overleg wordt een eindoordeel gegeven over de klacht. 

De klachtenfunctionaris zendt het oordeel over de klacht schriftelijk of per e-mail aan u, de betrokken medewerker en de directeur. Uw klacht proberen wij binnen 6 weken af te handelen. Dit geldt niet als dit door bijzondere omstandigheden niet haalbaar is. In dat geval krijgt u hiervan bericht waarom de klacht niet binnen de termijn beoordeeld kan worden en binnen welke termijn alsnog een oordeel zal volgen. 

U kunt zich bij de behandeling van uw klacht laten bijstaan door bijvoorbeeld een familielid, een vertrouwenspersoon of een juridisch adviseur. 

Niet tevreden over de behandeling van uw klacht?

Gaat uw klacht over de zorgverlening? En bent u niet tevreden over de uitkomst van de afhandeling? Dan kunt u zich wenden tot de Geschillencommissie Publieke Gezondheid. 

De Geschillencommissie neemt de klacht pas in behandeling nadat u deze eerst bij de GGD hebt ingediend en hebt laten behandelen. Alleen wanneer u belangrijke redenen hebt om dit niet te doen, kunt u direct naar de Geschillencommissie. Op de website van de Geschillencommissie vindt u informatie over welke klachten in aanmerking komen voor behandeling door de Geschillencommissie. Ook leest u wat de procedures en voorwaarden zijn. 

Gaat uw klacht over andere zaken dan de zorgverlening? En bent u niet tevreden over de uitkomst van de afhandeling? Dan kunt u zich wenden tot De Nationale ombudsman. 
De Nationale Ombudsman bereikt u via telefoonnummer (0800) 335 55 55.

Geheimhouding

GGDrU behandelt elke klacht zorgvuldig en gaat daarbij uit van de AVG. Informatie behandelen wij vertrouwelijk. 

Kosten

Voor het behandelen van een klacht worden geen kosten in rekening gebracht. De kosten voor eventuele juridische bijstand komen voor eigen rekening. In de klachtenprocedure wordt geen uitspraak gedaan over een eventueel recht op schadevergoeding, schadeloosstelling en dergelijke.  U kunt dit nalezen in onze klachtenregeling. 

Jaarverslag 

GGD regio Utrecht wil graag leren van klachten en ziet ze als uitingen om haar dienstverlening te verbeteren. De klachtenfunctionaris brengt jaarlijks voor 1 april van het kalenderjaar een geanonimiseerd verslag uit van de klachten. Daarin beschrijft hij het aantal en de aard van de behandelde klachten. Ook wordt de strekking van de uitkomsten van de klachtbehandeling beschreven.